Мария ХОЧИНСКАЯ, коммерческий директор ООО «Иваудит»:
- Соответственно, при налоговой проверке инспектор «не постесняется» спросить с вас весь необходимый перечень документов, и если вы сошлетесь на форсмажор и откажетесь их представить, то, безусловно, потребуются доказательства, подтверждающие вашу невиновность.
Приведем пример, когда компания, сославшись на пожар, отказалась представить счета-фактуры и акты, и их отсутствие обошлось в крупную сумму – 10 миллионов рублей.
Чтобы избежать подобной ситуации, мы предлагаем вам использовать три доказательства, которые помогут сохранить не только деньги, но и ваши нервы.
Доказательство 1. «Всему виной непредвиденные обстоятельства». Учредитель организации, о которой мы говорили выше, утверждал, что из базы данных на компьютере пропала информация за запрашиваемый налоговой службой период времени, но для высшей инстанции эта причина оказалась не веской, поскольку компания не сообщила о пропаже бумаг в полицию.
Совет. Сразу после обнаружения пропажи обратитесь в полицию. Если же бумаги сгорели, запрашивайте справку о пожаре в МЧС. Документы из следственных органов и МЧС – весомое доказательство в суде в пользу вашей организации.
Запомните, что подобная справка должна содержать точные сведения о потерпевшем, который утерял документы, наименования этих бумаг и период пропажи.
Пример. Компания потеряла в суде 70 миллионов рублей из-за невнимательности. В справке МЧС о пожаре была грубейшая ошибка, которая не спасла компанию от доначислений налогов – в документе было написано, что в сгоревшем здании располагалась другая организация.
Доказательство 2: «Восстановить не удалось». Суды всегда неохотно, а порой и критично оценивают попытки восстановить счета-фактуры или другие ценные документы.
Совет. Назначьте ответственного человека, который запросит у контрагентов копии потерянных документов. Одним из доказательств попытки восстановить бумаги для вас станут: почтовые квитанции писем и отправленные контрагенту запросы, а также переписка с ним. Лучшее доказательство невиновности компании в утере документов – представить в высшие инстанции дубликаты уничтоженных бумаг. Скорее всего, с вас снимут претензии.
Помните: копии счетов-фактур по факту будут заверены только тогда, когда руководитель контрагента поставит свою подпись и дату заверения, печать и штамп «Копия верна».
Пример. Собственник организации представил копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС за поставленные товары. Налоговики отказались принимать копии, но суд встал на сторону бизнесмена.
Автоматизировать документооборот на любом предприятии достаточно просто. Докажите, что ваша компания не несет ответственности за утрату документов. Главные аргументы, которые можно привести, используя эту модель своей защиты: документы нельзя представить по нескольким объективным причинам, при этом показать, что организация предприняла все необходимые меры, чтобы утерянные документы были восстановлены.
Доказательство 3: «Утеряны документы, но найдены акты».
Совет. Создайте внутренний совет из своего заместителя, главного бухгалтера и, например, начальника охраны. Корпоративный совет проведет ревизию, установит пропавшие документы и причины их исчезновения, где будет подробно описано, когда и вследствие каких обстоятельств были утрачены ценные бумаги. Дополнительный аргумент в защиту вашей позиции – проведение описи пропавших бумаг.
Пример. Во время проверки одного реально существующего завода налоговая инспекция недосчиталась счетовфактур на 3,5 миллиона рублей. Но в суде было доказано, что ценные бумаги были утеряны при пожаре в здании. Был составлен акт и справка об утрате бумаг (с подписями генерального директора и главного бухгалтера) из-за пожара в здании, где хранятся первичные документы из бухгалтерии, было написано заявление в полицию и письмо в налоговую инспекцию.
Если бумаги пропали из электронной базы, пусть организация, которая устанавливала нужную компьютерную программу, восстановит ее. Чтобы доказать, что ваша организация арендовала помещение, которое впоследствии сгорело, предоставьте платежи по аренде помещения, хозяйственным нуждам и т.д. Поручите вашим сотрудникам составить подробный документ, который будет доказывать, что суммы из утраченных счетовфактур соответствуют оборотам по счетам компании.
Мы искренне желаем, чтобы эти аргументы не были актуальны для вашей компании, поэтому самый главный совет: обнаружив пропажу бумаг, сразу постарайтесь сделать всё возможное для их восстановления!
