На небольшом предприятии обязанности кадровика зачастую приходится выполнять бухгалтеру или самому директору. Люди, не имеющие специальной подготовки, могут допустить ошибку, которая впоследствии обернется штрафом или дисквалификацией директора.
Перечень документов, которые будущий сотрудник должен принести с собой, есть в статье 65 Трудового кодекса: паспорт, трудовая книжка, страховое свидетельство пенсионного страхования, военный билет (или приписное свидетельство), документ об образовании. (Если сотрудник нанимается на работу впервые, то вам придется самостоятельно оформить ему трудовую и пенсионное свидетельство.) От будущего сотрудника нельзя требовать заявления о приеме на работу, свидетельства о присвоении ИНН, документа о регистрации по месту пребывания и фотографии.
Из представленных документов работодатель может оставить себе только трудовую книжку. С остальных документов снимаются копии, которые заверяются печатью организации и подписью лица, принимающего документы.
Перед подписанием трудового договора сотрудника необходимо ознакомить со всеми локальными актами предприятия, касающимися организации труда: положениями о премировании, оплате труда, предоставлении отпусков… На специальном листе сотрудник должен подтвердить факт ознакомления личной подписью, проставив время и дату, иначе в дальнейшем ему нельзя будет предъявить претензии, связанные с неисполнением обязанностей. Более того, если сотрудника не ознакомили с правилами охраны труда, то руководителя могут привлечь даже к уголовной ответственности.
При подписании трудового договора необходимо проверить, не входит ли принимаемый сотрудник в перечень лиц, для которых нельзя устанавливать испытательный срок (несовершеннолетние, беременные и женщины, имеющие детей в возрасте до полутора лет, выпускники образовательных учреждений при устройстве на работу по специальности). На время испытательного срока запрещается устанавливать сотруднику зарплату ниже, чем предусмотрено штатным расписанием.
На основании трудового договора оформляется приказ о приеме сотрудника на работу по унифицированной форме № Т-1. Сотрудник должен подтвердить ознакомление с приказом своей подписью в течение трех дней с момента фактического начала работы. А в течение пяти дней работодатель должен внести запись о приеме сотрудника в трудовую книжку.
Заключительным этапом оформления приема сотрудника на работу является заполнение на него личной карточки.
