Ольга НАПАЛКОВА, руководитель отдела бухгалтерского учета и налогообложения юридического бюро «Константа»
Можно ли избежать «штрафных санкций», или если же «наказание» неизбежно, можно ли оспорить эти действия в судебных инстанциях и какие доводы в свою пользу могут защитить компанию от доначислений?
Выделяйте деньги не на «кого-то», а на «что-то»
Стоит запомнить, что ни выданные сотруднику на нужды организации деньги, ни приобретенные на них товары, в собственность работника не переходят. Компания вправе требовать возврата неиспользованных сумм.
Чтобы обезопасить себя, работодатель должен указывать в приказах или служебных записках, на что выделены средства сотруднику - на хозяйственные нужды, для закупки товаров и т. д. Назначение должно соответствовать должности работника. К примеру, директору больше подходит определение суммы «на представительские расходы».
Если со дня, когда работник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, прошло более трех лет, то срок исковой давности считается истекшим. Компания не вправе заставить физлицо вернуть такой долг даже через суд. До истечения этих нескольких лет подотчетные суммы — долг работника. В целях защиты компании, работодатель должен подписать с работниками, которым были выделены средства на нужды компании, акты сверок, соглашения о погашении долга в рассрочку или получить от них письмо с признанием долга. Такие действия прерывают срок исковой давности, и его отчет начинается заново. Однако, такие соглашения должны быть подписаны во время действия срока возврата подотчетных денег, иначе данные документы не будут иметь силу.
Налоговая проверка как способ вернуть подотчетные деньги
Сотрудники налоговой службы, которые сейчас администрируют взносы и налог на доходы физических лиц, обязаны руководствоваться положениями Министерства труда России, где указано, что в случае если сотрудник компании задержал авансовый отчет или процедуру возврата финансовых средств более чем на месяц, то деньги становятся его доходом. А доход облагается страховыми взносами и НДФЛ.
Главное, что необходимо запомнить исходя из логики действий контролеров: «просроченные» подотчетные суммы – это долг работника перед компанией. Работодатель вправе удержать задолженность из зарплаты не позднее одного месяца с момента истекания срока предоставления авансового отчета. Если компания не удерживает деньги, эта сумма становится выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами. Помимо доначисления взносов и НДФЛ компании грозят штрафы за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета. Но работодатель может произвести перерасчет взносов, если сотрудник позднее все же отчитается за подотчетные суммы.
Если долг за работником еще числится, то основной аргумент в защиту компании – возможность его взыскать. Однако если компания уже приняла неподтвержденный авансовый отчет и списала задолженность работника, тогда ей стоит доказать реальность затрат - предъявить закупленные товары, результаты работ или услуг. А раз компания за них заплатила, то подотчетные суммы нельзя признать доходом физлиц. Акты сверок докажут погашение долга перед контрагентом, если компания оплатила его через подотчетное лицо.
Доначисление НДФЛ налоговики оправдывают, ссылаясь на решения Президиума Высшего арбитражного суда (ВАС) РФ. Например, в 2013 году Президиум ВАС РФ в один день принял два решения в пользу контролеров, а инспекторы на местах должны руководствоваться такими решениями.
Если налоговики все же предъявили претензии, то организации стоит попытаться вернуть деньги в ходе проверки. К примеру, если сумма подотчетных средств велика, заключить с работником письменное соглашение о возврате денежных средств частями в течение длительного времени. Сам факт такого соглашения и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода. Нарушение срока подачи авансового отчета не может стать основанием для доначисления НДФЛ и взносов.
В следующей публикации мы расскажем о реальных судебных делах, посвященных возврату подотчетных средств.
