Ольга НАПАЛКОВА, руководитель отдела бухгалтерского учета и налогообложения юридического бюро «Константа»
(Окончание. Начало – в номере от 14 апреля)
Ошибки в оформлении документов – проигранные судебные дела
Без соглашения с работником или письменной расписки трудно доказать, что спорный товар закупил именно «подотчетник», а не поставил контрагент по безналичному расчету. Поэтому по списанным без основания подотчетным суммам суды чаще всего соглашаются с контролерами и признают их доходом физлица.
В качестве примера расскажем о нескольких судебных делах, посвященных возврату подотчетных средств.
Долг временем не красен. В одном из судебных дел компания выдала в подотчет своему директору несколько миллионов рублей. Затем она списала их на основании авансового отчета без документов. При проверке контролеры доначислили страховые взносы и наложили штраф за нарушение персонифицированного учета. Компания в ответ представила в суд приказ, согласно которому на составление отчета или возврат денег у работника есть два года. Но, поскольку этот документ был представлен лишь в апелляционную инстанцию, суд счел это попыткой уклониться от уплаты доначислений и поддержал проверяющих.
Призрачный «подотчетник». В другом деле суд также признал правоту контролеров, поскольку в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, не было контактной информации о лице, которое их подписало. В товарных чеках наименование товара было указано в общих фразах, не было даты составления документов, не были заполнены графы «количество», «цена товара», отсутствовала подпись продавца. Верховный суд РФ признал, что в этом случае подотчетные суммы можно считать доходом работника.
А где миллионы? Директор компании получил под отчет 4,7 миллиона рублей, а в подтверждении расходов представил договоры с физлицами. Но они при допросе сообщили, что организация не выделяла ему никаких финансовых средств, кроме зарплаты. При этом товары, указанные в договорах купли-продажи, отсутствуют как в списании, так и в остатках материалов. Суд поддержал доначисления.
В другом деле суд указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение факт сделки. В итоге суд вынес решение, что подотчетные суммы образуют доход физлица.
Еще один пример: работники прикрепляли к авансовому отчету чеки организаций, у которых не было зарегистрированных касс. Вывод: подотчетные деньги контролеры включили в доход физлиц, а суд их поддержал.
Подотчетные деньги – не зарплата!
Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать деньги работникам под отчет, если они еще не отчитались по прежним суммам. Однако многие компании пренебрегают этим запретом. Регулярный характер выплат делает их похожими на зарплату, особенно если суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда компания выплачивает работнику пониженную зарплату, а разницу выдает в виде подотчетных средств. В этом случае фискальные органы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.
Оформляем подотчетный остаток как заем и получаем прибыль
Популярный способ избежать претензий со стороны работника и налоговой инспекции — оформить договор займа на остаток подотчетных сумм. На практике его применяют, если работник не способен в ближайшее время вернуть подотчетные деньги. Но стоит помнить, что заемные средства при любых обстоятельствах не могут быть признаны доходом физлица.
Если стороны переоформят подотчетный остаток в беспроцентный заем, то у физлица возникнет материальная выгода в виде экономии на процентах. Она облагается НДФЛ в конце каждого месяца. Подобный доход рассчитывается исходя из суммы займа и 2/3 ключевой ставки ЦБ.
Для каждой услуги – свой подотчетный срок
Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы работник отчитался по потраченным финансам в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги. Устанавливает этот срок сама компания. Кроме того, организация вправе согласовать отдельный срок для каждой подотчетной суммы, указывая его в приказе или служебной записке.
В этих документах могут быть прописаны разные сроки отчета для каждой из должностей или зафиксировать единый срок для всех. Также компания вправе установить разные сроки сдачи подотчетных средств для каждой из нужд.
